报税季如何申请ITIN Number个人纳税识别号

美国政府经历了史上最长时间的停摆终于在本月25日开始恢复正常,IRS也正常上班。每年的三、四月份是IRS最忙碌的时间,打算在报税季申请ITIN Number的朋友们要抓紧准备了。

(图片: 北美便利贴 useasytrip )

一、什么是ITIN Number

Individual Taxpayer Identification Number,缩写ITIN,中文名称个人纳税识别号。美国国税局Internal Revenue Service(缩写IRS)的税务处理编号,是为没有资格从社会保障管理局(SSA)申请SSN号码,但是有报税需求(比如申报联邦税)的人而提供的纳税识别码。 ITIN Number以9开头,并且由9个数字组成,基本形式为9NN-NN-NNNN,与SSN号码类似。

ITIN Number最大的用途是帮助IRS记录无SSN的人士的税表和税金情况,即报税。除了报税,一些银行的信用卡也可以用ITIN Number申请,比如Chase的信用卡。不过即便没有SSN号码也没有ITIN Number,American Express家的信用卡也是可以申请的(请参见美国运通申卡全攻略)。

ITIN Number是用来报税的,不提供其他的社会福利,如低保。也不能提供合法的在美工作证明。大家用它报报税就好。

二、ITIN Number申请要求

1、哪些人需要申请

无法取得SSN号码,但是又有报税或退税要求的

需要申报美国税表的非居民外国人Nonresident alien

需要申报美国税表的居民外国人Resident alien(根据在美国实际居住的天数确定)

美国公民/居民外国人的受扶养人或配偶

持有签证的非居民外国人的受抚养人或配偶

非居民外国人申报租税协定优惠政策

非居民外国留学生、教授、研究人员申报税表或者申报exception时

2、非居民/居民外国人

非居民外国人和居民外国人是报税必选的一项身份内容,而且根据身份的不同需要可能需要填写不同的报税表。

在IRS发布的《U.S. Tax Guide for Aliens》(Current Products里面可以找到最新版的指南)中详细解释了这两者的定义标准,也可以参见税务居民与非居民身份定义,简析如下。

非居民外国人Non-Resident Alien (NRA)

非美国居民,不满足居民外国人的判断条件者会被认为是非居民外国人。

居民外国人Resident Alien (RA)

满足以下条件其一即可

2.1 Green Card Test

在一个日历年度(calendar year)的任何时候持有绿卡,身份即是居民外国人。这里解释一下日历年度(calendar year),calendar year直译过来是日历年度,按照公历年度算,指每年的1月1日至12月31日。

2.2 Substantial Presence Test

按照近三年实际在美国居住的天数计算,达到183天或者更多的为居民外国人,否则是非居民外国人。

183天的计算公式

当年的在美国全部天数(当年的居住天数有且至少为31天,必备条件)+去年居住天数的1/3+前年居住天数的1/6

以上公式的计算结果需要达到183天的标准才能被视为居民外国人,否则为非居民外国人。除此之外还有一些特例,比如F类留学生签证来美的前五个日历年不能被视为居民身份,J类签证的访问学者的前两个日历年不能视为居民身份。对F类和J类的家属签证(F2和J2)持有者同样适用。

三、ITIN Number申请流程

虽然不是特别重要的身份号码(重要的比如SSN),但是并不意味着ITIN Number很好申请,最好是报税季和税表一起申请,否则容易被拒。

IRS申请ITIN Number有三种途径(点击这里查看IRS原文):

1、传统邮寄方法

整理填写W7表格(此处链接为W7表格及其说明页面)、税表还有身份证明(一般是护照原件,或者原发件单位的公证件,后者相对麻烦,所以大家一般都会邮寄护照原件)

(图片:北美便利贴 useasytrip)

邮寄地址:

Internal Revenue Service

Austin Service Center

ITIN Operation

P.O. Box 149342

Austin, TX 78714-9342

建议邮寄护照时选用安全快捷的邮寄方法,尽量不要寄平信。邮局的Priority Mail Express和Priority Mail、Fedex和UPS都可以。

官方写的7周之内可以收到返还的邮件,实际情况差不多,一般大约需要等1-2个月,不过税务高峰期可能要等3个月才能收到IRS返还的ITIN Number和护照原件。 利用邮寄申请除了护照被占用时间长之外最大的问题是IRS回寄护照时可能会丢失,并且IRS不负担任何责任。如果申请ITIN Number的同时需要用护照办理其他事情或者担心护照丢失,可以选择下面另外两种方式。

2、Taxpayer Assistance Center当面递交材料申请

需要携带W7表格、报税表、护照原件,如果是联合报税,除了ITIN Number申请人,联合报税人也需要一同前往。这种方法不需要邮寄材料给IRS,不用交额外的费用,工作人员会审核护照并且复印,然后当场退还申请人,免去了邮寄的麻烦也不用担心护照寄丢。对于家属(比如F2和J2)TAC可以核验护照、出生证明和National Identity Card三种身份文件。

TACs办公室见IRS官方链接, 注意并不是所有的TACs都接受ITIN Number的申请,在Services Provided里面查看,如果有Individual Taxpayer Identification Numbers and Form W-7的选项则此办公室提供申请 ITIN Number服务。

(图片:北美便利贴 useasytrip)

申请ITIN Number需要打电话提前预约,IRS的网站上面写着:

• Service at TACs is by appointment only.
• Appointments can be scheduled by calling 844-545-5640.

3、ITIN Acceptance Agent指定代理申请

IRS指定的代理商可以帮忙申请ITIN Number,需要额外收费,请参见IRS接受的指定代理列表, 大家去之前最好打电话询问一下并提前预约。 Acceptance Agent分为两种,一种是Acceptance Agent (AA),可以帮忙填写W7表并且邮寄资料,无法当场核验护照,需要邮寄护照原件或者公证件。

(图片:北美便利贴 useasytrip)

另一种Certifying Acceptance Agent (CAA) 有资格核验护照并且当场返回给申请人。对于家属(比如F2和J2)CAA只核验护照和出生证明两种身份文件(见下图),不过一般大家申请ITIN Number时提供的身份证明也都是护照。

(图片:北美便利贴 useasytrip)

四、ITIN Number有效期及更新

1、ITIN Number有效期

一般ITIN Number有效期为五年(2013年1月1日前签发的无过期时间,之后的有效期为五年)。ITIN Number的过期日期为每年的12月31号,不管当时是几月几号发证的,过期日期都是每个日历年的最后一天。五年时间的计算包含签发当年,比如2013 当年签发的ITIN Number的过期时间都是2017年12月31日。

除了五年期限之外,连续三年未用来报税的ITIN Number也会过期,申了不用三年之后自动过期。举个例子:如果ITIN Number没有用来报过2015年、2016年、2017年的税,那么这个报税号将在2018年的12月31日过期。这里具体解释一下,例子涉及的年份看起来是四年,实际上15年的税是16年报的,即今年报去年的税可以理解为2016年、2017年和2018年连续三年未使用,则此税号会在2018年日历年的最后一天失效。

2、关于ITIN Number的更新

ITIN Number可以renew,需要填写W7表单,在事项一栏勾选Renew an Existing ITIN,同时需要提供身份证明(一般用护照),和申请一样也可以和填好的税表一起寄给IRS。除了邮寄还可以选择Taxpayer Assistance Center和ITIN Acceptance Agent帮忙办理(邮寄地址及TAC和 Acceptance Agent 请参见上文申请ITIN Number部分)

Taxpayer Assistance Center Office Locator可以通过输入邮编找到附近的TAC办公点。

另外申请到了SSN就无需更新ITIN Number,并且要去IRS office或者邮件告知他们你已经有了SSN,他们会合并你的税号并且废除你之前使用过的ITIN Number(以后别人也不能使用此税号)。信件要求写清楚全名,正确邮寄地址,一张ITIN和SSN card在一起的复印件,一张CP 565(与ITIN Number一起收到的Notice )的复印件。

信件邮寄地址:Internal Revenue Service, Austin, TX 73301-0057

(图片:北美便利贴 useasytrip)

报税还可以参见IRS推荐的12个免费报税网站IRS提供的免费报税服务整理

本文声明:本文是便利君根据官方资料和周围朋友亲历整理所得, 非税务法定依据, 仅供参考且不负担任何法律责任。如需得到报税等专业方面的解答,还请咨询会计师、税务师等专业人士。


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